رشته حقوق

نحوه تنظیم اسناد رسمی

دانلود پایان نامه

 نحوه تنظیم اسناد رسمی قبل از تصویب قانون تسهیل تنظیم اسناد در دفاتر اسناد رسمی

گفتار اول : مقررات مربوط به اسناد تنظیمی

برای تنظیم اسناد رسمی مقررات خاصّی را بایستی رعایت نمود که عدم رعایت آنها سند را از لحاظ شکلی دارای خدشه می‏کند. این مقررات عبارتند از:

1- اسناد رسمی بایستی در اوراق مخصوصی که از طرف سازمان ثبت اسناد و املاک تهیه می‏شود، تنظیم شوند و به امضاء طرفین و سردفتر و دفتریار برسند. برخی حقوقدانان[1] در این مورد گفته‏اند که: ممکن است کسی ادعا کند سندی که به عنوان سند رسمی ابراز شده است روی اوراق مخصوص از قبل تهیه شده تنظیم نگردیده و بنابراین سند رسمی نیست. دادگاه باید بسنجد که آیا استفاده از اوراق خاص از شرایط اساسی رسمیّت می‏باشد یا خیر. دادگاه ملاحظه می‏نماید که به دوایر دولتی اجازه داده شده که برای ثبت معاملات خود برگ‏های مخصوصی تهیه کنند و برای ثبت معاملات و … آنها به دفاتر اسناد رسمی مراجعه نمایند. دفترخانه با اجازه اداره ثبت اسناد از این اوراق استفاده می‏کند. حال اگر معلوم شود چنین اجازه‏ای را دفترخانه نگرفته و یا برای اسناد رسمی دیگران هم از این اوراق استفاده کرده‏اند، به نظر می‏رسد که جنبه رسمی را از سند برداشته باشد.

2- اسناد رسمی باید به زبان فارسی تنظیم شوند: از آنجایی که زبان رسمی کشور ما زبان فارسی است همه اسناد باید به این زبان نوشته شوند و اصل 15 ق.ث. اظهارات آنها به وسیله ترجمه رسمی گرفته خواهد شد.

لازم به ذکر است که عدم رعایت این شرط تنها تخلف برای مأمور محسوب می‏شود و از اعتبار سند کم نمی‏کند.[2]

3- اسناد رسمی باید در 2 نسخه تنظیم شوند: بایستی سند در دو نسخه تنظیم شده و در ذیل قسمت ثبتی در دفتر قید «نسختان» بشود. و اگر بیش از دو نسخه لازم باشد فقط رونوشت داده می‏شود. به نظر می‎‏رسد که عدم رعایت این شرط هم صرفاً تخلف برای سردفتر محسوب می‏شود.[3]

4- ثبت سند در دو دفتر: برابر ماده 84 ق.ث. و ماده 19 آ.د.ا.ر. دو سند باید در دو دفتر که یکی دفتر سردفتر و دیگری دفتر نماینده است، ثبت شود. به موجب ماده 84 ق.ث. «نماینده‏ای که از طرف اداره کل ثبت اسناد و املاک برای هر دفتری معین می‏شود، باید در اوقات کار در دفتر اسناد رسمی حاضر باشد، تا هر معامله و تعهدی که واقع می‏شود پس از ثبت در دفتر صاحب دفتر در دفتر خود ثبت نماید. در هر یک از این دو دفتر باید نمره صفحه دفتر دیگر که سند آن قید شده است قید گردد».[4]

5- ثبت تمام مندرجات سند: در این مورد ماده 56 ق.ث. می‏گوید: «اسناد باید حرف به حرف از اوّل تا آخر متن در حاشیه سجل و ظهر ثبت شود».

6- نتراشیدن و پاک نکردن و الحاق نکردن دفاتر ثبت: مطابق ماده 62 ق.ث. «تراشیدن و پاک کردن و الحاق کردن به هر نحوی از انحاء در دفاتر ثبت اسناد و املاک، ممنوع است. کلیه الحاقات و آنچه به جای کلمات تراشیده، و یا در محل پاک شده، نوشته می‏شود، از درجه اعتبار ساقط خواهد شد».

حکم این ماده به منظور جلوگیری از سوء‏استفاده‏های احتمالی می‏باشد. اصولاً اسناد رسمی باید خوانا و به دور از هر گونه اختصار نوشته شود.

مطلب مشابه :  ضمانت اجرای قانونی

در بین جمله‏ها نباید جای خالی گذاشته شده، یا جمله‏ها به صورت ناقص نوشته شود. مبلغ و تاریخ باید با تمام حروف در آن قید شود.

تمام مطالب باید در یک ورقه نوشته شده و پس از اتمام آن در ورقه دیگری ادامه یابد، و در یک جلسه نوشته و تمام شود، یا اینکه در یک جلسه شروع و در جلسه پس از آن، بوسیله متعاملین امضاء تمام شود. در غیر اینصورت، هر چند سند از اعتبار نمی‏افتد، اما رسمیت خود را از دست خواهد داد، یعنی به صورت سند عادی درمی‏آید.[5]

7- امضای سند و دفاتر بوسیله طرفین معامله: به موجب قسمت دوّم ماده 19 آ.د.ا.ر، «متعاملین باید در یک جلسه، اسناد و دفاتر مربوط را امضاء نمایند و در صورتی که قبوض اقساطی هم ضمیمه سند باشد قبوض مزبور را بایستی در همان جلسه که اسناد و دفاتر امضاء می‏شود امضاء کنند». وفق ماده 65 ق.ث. امضای ثبت سند پس از قرائت آن به توسط طرفین معامله یا وکلای آنها، دلیل رضایت آنها خواهد بود».

چنانچه یکی از متعاملین، از امضای سند رسمی معامله خودداری نمایند، همیشه معامله از اعتبار نمی‏افتد و طرف او می‏تواند با رجوع به دادگاه، الزام او را به انجام تعهد درخواست نماید. در همین رابطه رأی تمیزی شماره 661 مورخ 26/3/16 شعبه سوّم دیوان کشور می‏گوید: «امتناع فروشنده از امضای دفتر نماینده ثبت (یا امضاء کردن دفتر صاحب دفتر) فقط محل به رسمیت سند معامله است و در فسخ یا بطلان معامله‏ای که به طور صحیح در دفتر اسناد رسمی واقع شده تأثیر ندارد ….»[6]

علاوه بر اینکه امضاء سند و دفتر باید توسط متعهد و یا متعاملین و مسئول دفتر صورت گیرد، طرفین معامله یا وکلای آنها باید پس از ملاحظه ثبت سند مطابقت ثبت با اصل سند را نیز گواهی نمایند. مسئول دفتر هم بایستی مطابقت ثبت با اصل سند را گواهی کند.

البته اسنادی که صرفاً برای یک طرف ایجاد تعهد می‏کند فقط تصدیق و امضاء متعهد کافی بوده و احتیاج به تصدیق مسئول دفتر ندارد.[7]

8- معرف اصحاب معامله: مطابق ماده 50 ق.ث. «هر گاه مسئول دفتر در هویّت متعاملین با طرفی که تعهد می‏کند تردید داشته باشد باید دو نفر از اشخاص معروف و متعهد، به صورت حضوری هویت آنان را تصدی نموده و مسئول دفتر مراتب را در دفتر ثبت، و به امضای شهود رسانیده و این نکته را در خود اسناد قید نماید». در ادامه ماده 51 ن.ث می‏گوید: «در مورد ماده فوق شاهدی که یک طرف از اصحاب دعوی را معرفی می‏نماید نمی‏تواند معرف طرف دیگر نیز باشد».

همانطور که مشاهده می‏شود، قانون برای تنظیم سند رسمی احتیاطات لازم را به عمل آورده، تا حق کسی تضییع نشود و از جمله این احتیاطات این می‏باشد که کسانی که برای تنظیم سند رسمی به دفترخانه مراجعه می‏کنند باید هویتشان برای دفترخانه احراز شود. احراز هویت به دو طریق امکانپذیر می‏باشد. یکی به طور مستقیم، یعنی اینکه سردفتر شخصاً مراجعه‏کننده را می‏شناسد و احراز هویت می‏کند و در دفتر و سند می‏نویسد که شخصاً احراز هویت کردم اما از آنجایی که نمی‏توان انتظار داشت که سردفتر همه افراد را دقیقاً بشناسد، در این مورد راه دومی پیش‏بینی شده و آن استفاده از اشخاص معروف و متعهد می‏باشد که این افراد بایستی در دفترخانه حاضر گردیده و معرفی شوند.

مطلب مشابه :  تحقیق با موضوع مهر و محبت، خانواده

حال اگر دفترخانه مفاد مواد فوق‏الذکر را رعایت نکرد و بدون احراز هویت و بدون استفاده از معرف سند را تنظیم و ثبت نمود، رعایت تشریفات قانونی نشده و سند فاقد رسمیت خواهد بود.[8]

9- حضور معتهد اصحاب معامله که کور، کر، گنگ و بی‏سواد هستند، موقعی که طرفین یا یکی از آنها کور، کر، گنگ یا بی‏سواد باشد علاوه بر معرفی‏هایی که علی‏القاعده در هر موردی وجودشان ضروری است، هر یک از اشخاص مزبور باید به همراه خود یک نفر از معتهدین خود را حاضر نماید که در موقع قرائت ثبت و امضای آن حضور به هم رسانند، مگر اینکه در بین خود معرّفین کسی باشد که مورد اعتماد آنهاست. لازم است که معتهد مزبور در مورد اشخاص کر و گنگ از جمله اشخاصی باشد که بتواند به آنها با اشاره مطلب را بفهماند. (م 64 ق.ث.)

10- قرائت سند و فهماندن آن، مطابق ماده 67 ق.ث.: «ثبت سند باید برای شخص بی‏سواد قرائت شده و این قرائت و همچنین رضایت مشارٌالیه در دفتر ثبت قید و از طرف متعهد امضاء گردد. معامله‏کننده بی‏سواد نیز باید علامت انگشت خود را در ذیل سند بگذارد».

این ماده درباره متعاملین بی‏سواد است که در جهت حفظ حقوق آنها تشریفاتی را لازم دانسته است. از جمله اینکه چگونه هنگام تنظیم سند رسمی مطالب سند به آنها فهمانده شود و چگونه تصدیق آنان در سند و دفاتر منعکس گردد. هر یک از تشریفات ماده فوق‏الذکر انجام نگیرد، سند از رسمیت می‏افتد. بنابراین اگر سندی تنظیم و ثبت شد، ولی برای متعهد بی‏سواد آن قرائت نگردید، و یا اگر قرائت شد و رضایت هم داشت ولی شخص معتمدی نبود که این جریان را تصدیق و امضاء کند، و یا اگر دو قسمت اوّل ماده فوق رعایت شد ولی اثر انگشت معامل یا متعامل بی‏سواد در ذیل آن نبود، در تمام این حالات که تمام یا قسمتی از دستور ماده 67 ق.ث. رعایت نگردد، سند رسمی محسوب نمی‏شود.[9]

11- رضایت متعاملین یا متعهد بر انجام معامله یا وقوع تعهد: یکی از مهمترین شرایط برای تنظیم هر سندی داشتن رضایت می‏باشد. و این رضایت را معمولاً ما از امضاء متعاملین و یا متعهد در ذیل ثبت سند کشف می‏کنیم و ادعای اکراه و اجبار و … را جز در صورت دانستن دلایل قوی نمی‏پذیریم.

12- الصاق تمبر بر روی سند: اصل بر این است که مأمور رسمی تمام شرایط و ضوابط قانون را رعایت کند و اگر رعایت نکرد سند جنبه رسمی نداشته باشد. ولی با وجود این در مواردی خود قانون تصریح کرده که عدم رعایت برخی تشریفات به رسمیت سند لطمه وارد نمی‏آورد

[1] – مدنی، دکتر سید جلال‏الدین، ادله اثبات دعوی، ص 64.

[2] – صدرزاده افشار، دکتر سید محسن، پیشین، ص 73.

[3] – شهری، غلامرضا، پیشین، ص 251.

[4] – مدنی، دکتر سید جلال‏الدین، ادله اثبات دعوی، ص 92.

[5] – صدرزاده افشار، دکتر سید محسن، پیشین، ص 75.

[6] – صدرزاده افشار، دکتر سید محسن، پیشین، ص 75.

[7] – شهری، غلامرضا، پیشین، ص 251.

[8] – مدنی، دکتر سید جلال‏الدین، ادله اثبات دعوی، ص 93.

[9] – مدنی، دکتر سید جلال‏الدین، ادله اثبات دعوی، ص 93.

برای دانلود متن کامل فایل این  پایان نامه می توانید  اینجا کلیک کنید