تعریف سند و انواع آن

2 مفهوم سند و تعریف آن در حقوق ایران

سند (Act ) در لغت به معنای تکیه گاه، بالش، تکیه، آنچه پشت به وی گذارند، تکیه، مسند، جای بلند در بیابان آمده است.

در اصطلاح ارباب مناظره چیزی باشد که برای تقویت قولی ذکر شود خواه به واقع مفید آن باشد، نه در این حالت سند شامل سند صحیح و ناسه یا هر دو را می شود. در اصطلاح اهل حدیث : سند عبارت از طریق باشد جمله کسانی باشند که روایت کند و طریق اخبار و روایات را از آن جهت سند گویند که اعتقاد عملی در صحت و ضعف حدیث به آن است.

در قدیم سند معامله را وچر (معرب آن وضر) می خواندند.

 2-14-2 تعریف سند

از نظر حقوقی سند عبارتست از هر نوشته ای که در مقام دعوی یا دفاع قابل استفاده باشد به عبارتی سند نوشته را گویند که وسیله اثبات باشد.

گاهی سند به مطلق دلیل (اعم از نوشته و لفظی) گفته می شود در این صورت مرادف مدرک است. در قانون ثبت که موضوع سخن ما می باشد سند تعریف نشده است، لذا برای تعریف سند باید به قانون مدنی مراجعه کنیم ماده 1284 قانون مدنی، سند را این چنین تعریف می کند :

«سند عبارتست از هر نوشته که در مقام دعوی یا دفاع قابل استفاده باشد.»

3-14-2 انواع سند

قانون مدنی ایران سند را به عادی و رسمی تقسیم نموده است؛ ماده 1286 ق . م می گوید : «سند بر دو نوع است : رسمی و عادی.»

ما نیز طبق قانون مدنی، اسناد را مورد بررسی قرار می دهیم و ابتدا سند رسمی که بیشتر مورد توجه ماست مورد مطالعه قرار می دهیم و سپس سند عادی را که در ثبت اسناد از ارزش کمتری برخوردار است و به جزء مراحل اولیه ثبت (تقاضای ثبت) که شخص باید مدارک دال بر مالکیت خود را که غالباً به صورت عادی و دست نوشته هستند ارائه دهد. تا مراحل ثبت انجام گیرد، دارای ارزش نیست.

الف ) سند رسمی Acte authentigue

در قانون مدنی سند رسمی عبارتست از : «اسنادی که در اداره ثبت اسناد و املاک و یا دفاتر اسناد رسمی یا در نزد سایر مأمورین رسمی در مورد صلاحیت آنها بر طبق مقررات قانونی تنطیم شده باشند رسمی است. » ( ماده 1287 ق . م. )

پس سند رسمی، سندی است که در ادارات ثبت اسناد و املاک یا دفتر اسناد رسمی و ازدواج و طلاق یا نزد مأموران رسمی صالح برابر قانون نویسند.[1]

و مفاد آن وقتی دارای اعتبار خواهد بود که مخالف قوانین کشور نباشد. (ماده 1288 ق . م ).

اسناد رسمی از حیث طرز تنظیم تابع تشریفات قانونی محل تنظیم خود می باشند و ارتباطی به تابعیت عاقد ندارند (ماده 969 ق . م. ).

مرحوم دکتر امامی اسناد رسمی را به چهار دسته تقسیم نموده است :

1 ) اسناد قانونی مانند قانونها و فرمانها ؛

2 ) اسناد اداری مانند دستورهای صادره از ادارات کشوری و لشکری؛

3 ) اسناد قضائی مانند احکام و قرارهای دادگاهها و صورت مجلس ها و غیره؛

4 ) اسناد تنظیمی در دفاتر ثبت.

از آنجائیکه سه مورد اول مورد بحث ما نمی باشد ؛ لذا ما نیز در مورد رسمی بودن آن اسناد یا رسمی نبودن آنها بحث نمی کنیم و مورد چهارم که مورد بحث ما می باشد بیشتر صحبت خواهیم کرد. با توجه به ماده 1287 قانون مدنی : سند رسمی باید سه شرط اساسی زیر را داشته باشد :

1 ) سند نزد مأمور رسمی تنظیم شده باشد؛

2 ) مأمور در تنظیم آن صلاحیت داشته باشد؛

3 ) در تنظیم سند رعایت مقررات قانونی انجام گرفته باشد.

1 ) سند نزد مأمور رسمی تنظیم شده باشد؛

سند رسمی که به وسیله مأمور رسمی تنظیم می شود باید در مدت مأموریت او تنظیم شده باشد وگرنه رسمی نمی باشد و مأمور رسمی، کسی است که از طرف مقامات صلاحیتدار کشور برای تنظیم چنین اسنادی معین شده باشند؛ خواه مستخدم دولت باشند یا غیر مستخدم؛ مانند اسناد رسمی. بنابراین کسی که از طرف مقام صلاحیتدار تعیین نشده باشد یا از خدمت معاف شده یا منفصل شده باشد (مانند سردفتر منفصل) صالح برای تنظیم سند رسمی نخواهد بود و اسنادی را که تنظیم نماید رسمی محسوب نخواهد شد.

2) مأمور در تنظیم آن صلاحیت داشته باشد

مأموری که سند به وسیله او تنظیم می گردد. باید صلاحیت تنظیم آن را قانوناً داشته باشد اگرچه از طرف مقام صلاحیت دار تعیین شده باشد والا سند رسمی شناخته نخواهد شد. اگر سردفتری فوت نموده باشد یا به انفصال دائم محکوم شده باشد یا غیبت غیر موجه داشته باشد و برای آن دفترخانه کفیل تعیین شده باشد. کفیل دفترخانه حق تنظیم و ثبت سند جدید در دفاتر کفالت را ندارد. (ماده 6، آیین نامه های بند 4، ماده 6 و تبصره 2 ماده 6 قانون دفاتر اسناد رسمی و کانون سردفتران و دفتریاران) و چنانچه کفیل مذکور سندی را تنظیم کند رسمی محسوب نخواهد شد زیرا وی صلاحیت تنظیم چنین اسنادی را نداشته است.

3) در تنظیم سند رعایت مقررات قانونی انجام گرفته باشد

به صرف اینکه سند نزد مأمور رسمی در مورد صلاحیت وی تنظیم شده باشد کافی برای به رسمیت شناختن آن نخواهد بود، که باید تشریفات و مقررات قانونی مربوط به آن نیز رعایت کند.

می توان گفت تشریفاتی که قانون ثبت اسناد برای تنظیم سند رسمی پیش بینی کرده دو نوع است :

1) تشریفاتی که عدم رعایت آنها سند را از رسمیت خارج می کند مانند اینکه سندی در دفتر اسناد رسمی به ثبت رسیده باشد و متعاملین نیز آن را امضاء کرده باشند. لیکن سردفتر امضاء نکرده باشد.

2) تشریفاتی که عدم رعایت آنها سند را از رسمیت خاج نمی کند مانند عدم رعایت مقررات راجع به حق تمبر که به اسناد تعلق می گیرد (ماده 1294 ق . م)

یا اینکه سندی را بدون استعلام از ثبت ، در مواردی که تکلیف به استعلام دارد. ثبت نماید[2].

از رسمیت خارج نخواهد شد و مرتکب (سردفتر) به محکومیت انتظامی محکوم خواهد شد. البته در این مورد باید ذکر کرد که در مورد املاک جاری (ماده 21) سردفتر طبق قانون مکلف است استعلام را به عمل آورد. ولی در مورد املاک ثبت شده (ماده 22) سردفتر طبق قانون مکلف نیست بلکه براساس تشریفات سازمانی مکلف است استعلام به عمل آورد.

عده ای از حقوقدانان معتقدند: که در هر امری که قانون رعایت آن را در تنظیم سند لازم بداند چنانچه عدم تأثیر آن در رسمیت سند به وسیله قانون مسلم نگردد باید رعایت آن را موثر دانست.[3]

4-14-2  سند رسمی از نظر قانون ثبت

با توجه به مطالب فوق و به استناد ماده 1287 قانون مدنی می توان گفت که سند رسمی از نظر قانون ثبت محدود به موارد ذیل است :

1) اسنادی که در اداره ثبت اسناد و املاک ثبت شده باشد؛

2) اسنادی که در دفاتر اسناد رسمی ثبت شده باشد؛

3) اسنادی که نزد سایر مأمورین رسمی تنظیم شده باشد.

اگرچه قانون ثبت تعریفی از سند رسمی ارائه نداده است ولی به طور کلی با استنباط به مواد قانون ثبت می توان گفت که سند رسمی از نظر قانون ثبت سندی است که مطابق قوانین در دفاتر اسناد رسمی ثبت شده باشد یا پس از انجام عملیات مقدماتی ثبت ملک در دفتر املاک ثبت شده و سند مالکیت مطابق ثبت دفتر املاک داده می شود.

بنابراین دایره شمول سند رسمی از نظر قانون ثبت محدودتر از سند رسمی از نظر قانون مدنی است. به عبارتی سند رسمی از نظر قانون ثبت اخص است از سند رسمی در قانون مدنی، چرا که هر سندی که از نظر قانون ثبت رسمی باشد از نظر قانون مدنی نیز رسمی است و این را ماده 1287 قانون مدنی تصریح نموده است: «اسنادی که در اداره ثبت اسناد و املاک و یا دفاتر اسناد رسمی تنظیم شده باشد رسمی است» ولی ممکن است سندی از نظر قانون مدنی سند رسمی باشد اما از نظر قانون ثبت، سند رسمی به آن گفته نشود، مانند شناسنامه که توسط مأمور صلاحیت دار ثبت احوال پس از طی تشریفات و مقررات قانونی صادر شده است.

پس در عرف ثبتی و قانون ثبت سندی رسمی است که مطابق قانون در یکی از دفاتر اسناد رسمی ثبت شده باشد یا پس از طی مراحل و مقدمات قانونی در دفتر املاک به ثبت رسیده باشد.

17 . جعفری لنگرودی، دکتر محمد جعفر، همان، ص 2202

  1. بند 7 ، بند ج ماده 29 اصلاحی 27/11/60 آئین نامه های بند 4 ماده 6 و تبصره 2 ماده 6 و مواد … قانون دفاتر اسناد رسمی و کانون سردفتران و دفتریاران

19 . دکتر امامی، سید حسن، همان ، ص 69

                                                    .