برنامه ریزی منابع سازمان

بِرَدلی (2008) ضمن بررسی 8 مطالعه موردی پیاده کننده ERP ، به طبقه بندی منافع پیاده سازی این سیستم ها می پردازد. در این مطالعه که مطابق با چارچوب شنگ و سدون (2002) صورت گرفت، برخی از منافع عنوان شده توسط شرکت ها عبارت بود از: کمک به مزیت رقابتی، پایایی بهتر سیستم های جدید، شفافیت عملکرد مالی و عملیاتی، بهبود تصمیم سازی در سطح سازمان، تبادل بهتر و اثربخش تر اطلاعات بین واحدهای سازمانی. آن ها این منافع را به پنج طبقه عملیاتی، راهبردی، مدیریتی، زیرساختاری فناور اطلاعات و سازمانی تقسیم کردند. ساتشاگلو (2009) ضمن بررسی فواید و منافعی که از ERP عاید سازمان می شود آن ها را در سه طبقه عملیاتی، مدیرتی، فنی و راهبردی طبقه بندی می کند. شش فایده ای که طبق نظرسنجی وی بالاترین رتبه را از منظر کارکنان بدست آوردند، عبارتند از: مدیریت و کنترل بهتر وظایف، کنترل گردش مالی، کنترل گردش اطلاعات، ظرفیت فزاینده زیرساختار فناوری اطلاعات، کنترل گردش کالاها و تسریع روند زمان پاسخ اطلاعات. در بین این منافع حدود 67% آن متعلق به طبقه بندی مدیریتی است؛ بعبارتی از منظر کارکنان، مهمترین فوایدی که از طریق پیاده سازی ERP متوجه سازمان می شوند عمدتاً جنبه مدیریتی دارند.
3-2) پیاده سازی سیستم برنامه ریزی منابع سازمان
پیاده سازی یک سیستم ERP از فعالیت هایی است که عموماً چالش برانگیز است. از یکسو بازه زمانی فرآیند پیاده سازی ممکن است از یک تا پنج سال بطول بیانجامد و از سویی دیگر سازمان در این فرآیند با عوامل متعددی مواجه شود که اگر نتواند بدرستی آن ها را هماهنگ سازد، ممکن است به وضعیت عملکردیِ بدتری نسبت به وضعیت قبلی خود دچار شود. تحقیقات متعددی در حوزه ERP ها صورت گرفته است که تراکم عمده آن ها معطوف به عوامل حیاتی موفقیت پیاده سازی است. دلیل اصلی این توجه این است که کنترل و مدیریت این عوامل، تاثیر بسزایی در موفقیت پیاده سازی ERP دارد.
1-3-2) چرخه حیات سیستم برنامه ریزی منابع سازمان
برای پیاده سازی یک سیستم ERP لازم است تا سازمان درگیر فرآیندی موسوم به فرآیند پیاده سازی شود. فرآیندی که متشکل از یکسری مراحل و فازهای اجرایی است که از آن به عنوان چرخه حیات ERP یاد می شود. پیش از آن که سازمان بتواند فازهای پیاده سازی یک سیستم ERPرا پشت سر بگذارد؛ ممکن است درگیر موانع و مقاومت هایی گردد که خاص آن مرحله ی مربوطه باشد. محققین و پژوهشگران مختلف، مراحل متفاوتی را برای پیاده سازی یک سیستم ERP برشمرده اند. بَنکرافت و همکاران (1998) پنج مرحله را برای پیاده سازی پیشنهاد داده اند. این پنج مرحله و فعالیت های مربوط به آن ها عبارتند از:
تمرکز: شامل استقرار کمیته راهبری، انتخاب و تشکیل تیم پروژه، توسعه اصول راهنمای پروژه و طرح ریزی پروژه.
وضعیت موجود: شامل تحلیل وضعیت فعلی فرآیندهای کسب و کار، نصب سیستم ERP، نگاشت به فرآیندهای کسب و کار و کارآموزی تیم پروژه.
وضعیت مطلوب: شامل طراحی سطح بالا و تفصیلی بمنظور پذیرش کاربران، نمونه سازی تعاملی و برقراری ارتباط پایدار با کاربران.
ساخت و آزمایش: شامل توسعه پیکره بندی فراگیر، آزمایش نمونه با داده های واقعی، ساخت و آزمایش واسط کاربری، ثبت و آزمایش گزارشات و کاربرد کاربران.
پیاده سازی واقعی: شامل ساخت شبکه ها، نصب بر سیستم های کاربران ، مدیریت آموزش و حمایت از کاربران.
راس (1999) مسیر پیاده سازی را مشتمل بر پنج مرحله می داند.
طراحی: این مرحله از نگاه راس، به تصمیم سازیِ سازمان پیرامون تغییر فرآیندهای کسب و کار یا سفارشی سازی بسته ERP منجر می شود. اگر چه وی اشاره می کند که درجه ای از تغییر فرآیند در پیاده سازی ERP اجتناب ناپذیر است.
پیاده سازی: این مرحله به تعهد پایدار و مستمر سازمان در انجام فرآیندهای کسب و کار اشاره دارد. از نیازمندی های ضروری این مرحله؛ آموزش و کارآموزی در این زمینه است که ERP چگونه فرآیندهای کسب و کار را تغییر می دهد. تعیین نوع استراتژی پیاده سازی، از تصمیمات اساسی ای است که سازمان باید در این مرحله اتخاذ کند. پیاده سازی مرحله به مرحله (phased) و پیاده سازی کل سیستم به یکباره (big bang) از مشهورترین استراتژی هایی است که سازمان ها برای پیاده سازی در نظر می گیرند. البته راس (1999) تاکید می کند این که چه راهبرد پیاده سازی ای مناسب سازمان است؛ باید بر اساس اندازه سازمان، پیچیدگی، ساختار، منابع و نگرش کارکنان به تغییر ؛ تعیین شود.
تثبیت : در این مرحله که ممکن است تا دوازده ماه پس از استقرار سیستم بطول بیانجامد؛ سیستم و فرآیندهای جدید سازمان مورد استفاده قرار می گیرند. طی این مرحله ضروری است که تیم پیاده سازی ضمن پشتیبانی از کاربران؛ ارتباط و تعامل نزدیکی با عرضه کننده و مشاور سازمان برقرار نماید تا اشکالات احتمالی در زمان اجرای سیستم را برطرف کند.
بهبود مستمر: این مرحله پس از کسب منافع حاصل از عملیات سازمان آغاز می شود و شامل افزایش ماژول هایی است که بخش کارکردی سیستم را توسعه می دهد. علاوه بر این، برخی اقدامات اصلاحی همچون خودکار سازی فروش، پیش بینی فروش و تبادل الکترونیکی داده، جزء این فاز از چرخه حیات ERP محسوب می شوند.
تحول : این مرحله شامل تغییرات پایدار در مورد سازمان هایی است که از فرصت بوجود آمده از ERP استفاده می کنند. این فرصت شامل تغییر مرزهای سازمانی، بازتعریفی فرآیندهای تصمیم سازی سازمان، افزایش سطح مشتری محوری، فرآیند گرایی بیشتر و ارتقاء سطح ارتباطی و پیوند بین مشتریان، شرکاء و تامین کنندگان با سازمان است. اگر چه بسیاری از شرکت ها برنامه ریزی چنین تحولی را انجام می دهند، لیکن تعداد کمی از آن ها به این تحول دست می یابند.
مارکوس و تَنیس (2000) چهار مرحله را برای پیاده سازی ERP برمی شمارند:
تصمیم به شروع : در این مرحله سازمان در خصوص پذیرش یا عدم پذیرش ERP تصمیم می گیرد. در صورت پذیرش؛ سازمان باید فرآیندهای انتخاب در حوزه تیم پیاده سازی، قهرمانان پروژه، نرم افزار، شرکای پیاده سازی را عملیاتی کرده و طرح ریزی پروژه به همراه برنامه زمان بندی آن را تدوین نماید.
پروژه: در این مرحله سیستم اجرایی شده و مورد استفاده کاربران نهایی قرار می گیرد. فعالیت های کلیدی این مرحله شامل پیکره بندی و یکپارچه سازی سیستم، آزمایش، تبدیل اطلاعات، آموزش و کارآموزی و در نهایت Roll out کردن سیستم است.
افت : در این فاز، سازمان ضمن برطرف سازی اشکالات بسته نرم افزاری؛ تمهیدات لازم را انجام می دهد تا سیستم کارکرد طبیعی عملیات خود را در پیداکرده و تثبیت شود. این مرحله، فاصله زمانی بین اجرای سیستم و عملیات طبیعی (کاربرد عادی) سیستم را در بر می گیرد. بازآموزی از دیگر مواردی است که ممکن است در این مقطع به آن نیاز باشد.
پیشرفت : این مرحله شامل نگهداشت سیستم، پشتیبانی از کاربران، اکتساب نتایج، بروزرسانی و توسعه سیستم می باشد. در راستای انطباق با نیازهای در حال رشد کسب و کار؛ سازمان در این مرحله به ارتقاء سیستم ERP و فراگردهای کسب و کار خود می پردازد.
استوس و پاستور (1999) ضمن بررسی سیستم های ERP، چرخه حیات 6 مرحله ای زیر را پیشنهاد کردند(شکل 1-2). از آن جا که چرخه حیات پیشنهادی استوس و پاسور (1999) مراحل پس از پیاده سازی را نیز دربر می گیرد؛ باید مدل پیشنهادی آن ها را مدلی دانست که از جامعیت بیشتری نسبت به سایر چرخه ها برخوردار است. این مراحل عبارتند از:

                                                    .