ارزیابی رابطه فناوری اطلاعات با عملکرد فردی و سازمانی سازمان های دولتی- …

هنگامی که سازمانها قصد توانمندسازی کارکنان را دارند، سیستم های اطلاعاتی می توانند به عنوان یک رکن مهم در این زمینه مطرح گردند و امکان دسترسی بیشتر را برای سطوح پایین سلسله مراتب فراهم می آورند. برای مثال سیستم خبره در جایی که افراد خبره در دسترس نیستند توصیه هایی را به عمل می آورند و شبکه های رایانه ای به اعضای تیم ها امکان برقراری ارتباطات موثر با یکدیگر و با سایر تیم ها را می دهند. . کارهای گروهی که یک عنصر مهم در سازمانهای مبتنی بر تیم است به وسیله فناوری اطلاعات قویا حمایت می شوند. فناوری اطلاعات عدم تمرکز در تصمیم گیری و اختیارات را به وسیله کنترل متمرکز امکان پذیر می نماید و کارکنان را قادر می سازد تا به اطلاعات مورد نیاز جهت تصمیم گیری سریع دسترسی داشته باشند. و شاید مهمترین حمایت فناوری اطلاعات از توانمندسازی، تامین اطلاعات صحیح و به موقع و با کیفیت و هزینه مناسب می باشد و علاوه بر این فناوری اطلاعات قادر است ابزارهای جدیدی را فراهم آورد که خلاقیت و بهره وری کارکنان و کیفیت کارشان را افزایش دهد. (توربان[۱۳]،۱۹۹۶)
۱۲-۱-۲ فناوری اطلاعات و کنترل در سازمان
ابزارهای کنترل را می توان در ۴ زمینه کلی عنوان کرد:

دانلود متن کامل پایان نامه در سایت jemo.ir موجود است

  1. کنترل سنتی
  2. کنترل کاریزماتیک
  3. کنترل بوروکراتیک
  4. کنترل اینفورماتیک

در ساختارهای سنتی فئودالی، کنترل از طریق سنت، ادراک و اعمال می شد. مقامات کنترل به طور سنتی و موروثی به نسل های بعد منتقل می گردید و جامعه نیز این نوع ساختار کنترلی را، چون سنت بود می پذیرفت و به آن گردن می نهاد.
در وضعیت کریزماتیک، کنترل از طریق رابطه بین رهبر و پیروان اعمال می گردید. در این حالت رهبران کریزما، شیوه عمل را انتخاب می کردند و پیروان نیز از آنها تبعیت می نمودند چون آنها را قبول داشتند.در بوروکراسی، کنترل در ساختار سازمانی تعبیه می شد، ساختاری که بر قانون و مقررات استوار بود و جنبه غیر شخصی داشت و تبعیت از آنها الزامی بود. ( زاهدی،۱۳۸۰)
در اینفوکراسی، کنترل از طریق نرم افزارها انجام می شود. مجموعه دانش ها و آگاهی ها تخصصی، بسیار رشد کرده است و اینفوکراسی می تواند هر نوع اطلاعی را از طریق شبکه های الکترونیکی به دست آورد، از سیستمهای خبره استفاده کند و به کلیه دانش های تخصصی و حرفه ای مجهز شود. هم اکنون ما در حال گذار به یک جامعه اطلاعاتی هستیم، جامعه ای که بر سیستمهای اطلاعاتی مبتنی است.
در چنین جامعه ای، کنترل، نه تنها کم نشده بلکه در همه جا به چشم می خورد. تفاوت اساسی در این است که کنترل از طریق استفاده از فناوری اطلاعات اعمال می شود. ( اسنلن، ۱۹۹۸)
به این ترتیب کنترل هم چنان به عنوان یکی از وظایف مهم مدیریتی صورت می گیرد اما مکانیزم آن تغییر پیدا کرده است. کنترل از طریق فناوری اطلاعاتی روز به روز وسعت بیشتری می یابد. در بعد سازمانی، این کنترل، صرفا با ایجاد یکی دو واحد در چارت سازمانی صورت نمی پذیرد، بلکه در کلیه ابعاد و جنبه های کار و سازمان از جمله سیاست ها، فعالیت ها و فرآیندهای کار اثر می گذارد. در بعد اجتماعی، با روند رو به رشد، فناوری اطلاعاتی، توان نظارتی حکومتها افزایش می یابد و این توان نه تنها شهروندان بلکه سایر فعالان و بازیگران جامعه ( مانند سازمانهای خصوصی و غیر دولتی) را نیز پوشش می دهد. در واقع می توان گفت که تفکیک قدرت های حکومتی یعنی قوای اجرایی، تقنینی و قضایی که تضمینی برای آزادی های فردی و مانعی برای قدرتمند شدند بیش از حد دولت بوده است. با ورود و معرفی فناوری اطلاعاتی به عرصه زیست و کار انسان، در حال فرسایش است. فناوری اطلاعاتی سبب یکپارچگی بیشتر دستگاه های حکومتی شده و تفکیک قوا را حداقل به طور بالقوه به مبارزه می طلبد و در این فرآیند، چارچوب های مشخص فعالیت ها و وظایف دولتی و خصوصی به تدریج جای خود را به همکاری و ائتلاف بین این دو زمینه می دهد و ایجاد هماهنگی از طریق اینفوکراسی جایگزین هماهنگی های معمول از طریق بوروکراسی می شود. ( اسنلن، ۱۹۹۸)
استفاده گسترده از فناوری اطلاعاتی، این امکان را برای سازمان ها فراهم می آورد که هر فعالیتی، چگونگی انجام آن و زمانی را که برای آن اختصاص می یابد کنترل کنند. کلیه فعالیت ها تحت نظارت قرار می گیرند و اطلاعات مربوط به آنها در پایگاه های اطلاعاتی وسیع ذخیره می شوند. این موضوع ، اطلاعات و تبعیت را در پی خواهد داشت و کنترل را محقق خواهد ساخت. به کمک فناوری اطلاعاتی، سازمان می تواند تجارب خود را بر مبنای زمان وقوع آنها در پایگاه های اطلاعاتی مستند سازد و فعالیتهای خود را محک بزند و به محض این که انحرافی از محک ها و معیارهای معین رخ داد، اقدام لازم را برای انحراف انجام دهد. ( زاهدی، ۱۳۸۹)
۱۳-۱-۲ فناوری اطلاعات و ارگونومیک:
پیشرفت فناوری اطلاعات در قرن گذشته و بویژه از جنگ جهانی دوم به بعد در رشد اقتصادی و پیشرفت اجتماعی جهان صنعتی اثر چشمگیر داشته است. بی تردید پیشرفت فناوری علاوه بر ارتقای سطح زندگی بشر در کاهش شدید بسیاری از منابع حوادث، آسیبها و تنشهای ناشی از کار آورده است. و بایستی در نظر داشته باشیم که ما به شرطی می توانیم عملکرد را بهینه کرده و به بهره وری بیشتر و تامین بهداشت و سلامت کارکنان برسیم که اصول ارگونومی را در طراحی، عرضه و استفاده از فناوری منظور کنیم.
اصطلاح ارگونومیک مطالعه عوامل را که راحتی، ارضا و کارایی افرادی که با سیستم ها و وسایل تولید کار می کنند را تشریح می کند. وقتی کارکنان در وضعیتی تحت فشار قرار می گیرند و مدت مدیدی به صفحه مانیتور نگاه می کنند، اغلب آنها دچار سردرد، کمردرد، چشم درد و… می شوند. با در نظر گرفتن بسیاری از مسائل ایمنی و بهداشتی در ساختار و تولید و عرضه وسایل اتوماسیون اداری در واقع ما در نظر گرفته ایم که کارکنان دفتری قسمت مهمی از داراییهای سازمان هستند و اگر خسته و تحت تاثیر باشند، نمی توانند به بهترین وجه کار کرده و کارایی سیستم و فراهم ساختن اطلاعات لازم جهت پشتیبانی مدیران با مشکل مواجه می شود.
از طرف دیگر می توان گفت اتوماسیون اداری فراتر از اضافه کردن سیستم های نرم افزاری جدید است و بایستی مسائل مربوط به تغییر و مقاومت در برابر تغییر را هم مد نظر داشت، یک تحقیق پیمایشی انجام شده در سوئد نشان داده است که هر تغییر روانی- اجتماعی در محیط کاری، همانند رایانه ای شدن، سیستم نرواندوکرین بدن را فعال کرده و موجب واکنشهای فیزیولوژیک و روانی او می شود که فرد را برای مبارزه یا فرار تحریک می کند و رد واقع فرد با مکانیزاسیون که نوعی تغییر محسوب می شود مقاومت می کند و مدیران و سایر طراحان و مسئولان ذی ربط باید با کاربرد تکنیک های غلبه بر مقاومت که مهمترین آنها مشارکت و آموزش کاربران است، بر این مقاومت غلبه کرده و یا میزان آن را کاهش می دهند.
۱۴-۱-۲
کاربردهای فناوری اطلاعات در سازمان:

فناوری های اطلاعاتی در سازمانها، کاربردهای متعددی دارند. امروزه بسیاری از فعالیتهای سازمانی با استفاده از فناوری های اطلاعاتی صورت میگیردو این امر موجب افزایش سرعت انجام فعالیتها و بالا رفتن دقت و سطح اطمینان در آنها می شود. گسترش بکارگیری فناوری های اطلاعاتی در انجام امور به حدی است که در صورت عدم وجود فناوری های اطلاعاتی انجام بسیاری از آنها اگر غیر ممکن نباشد، با دشواری روبرو بوده و سطح کارآیی بطور بارزی کاهش می یابد. کاربرد فناوری آطلاعات از نظر اکثر صاحب نظران به دو گونه عمده کاربرد عملیاتی، کاربرد اطلاعاتی تقسیم می شوند، که هر سازمانی با توجه به نوع فعالیت خود، ترکیبی از آنها را بکار می گیرد.
۱٫کاربردهای عملیاتی:
استفاده از فناوری اطلاعات در یک وظیفه تخصصی را کاربرد عملیاتی فناوری اطلاعات می نامند. تهیه لیست حقوق کارکنان، تهیه فاکتورهای فروش، پیش بینی موجودی، برنامه ریزی تولید، توزیع وتخصص نیروی کار،هزینه یابی صنعتی،نگهداری و تعمیرات و سایر وظایف تخصصی از جمله زمینه های کاربرد عملیاتی فناوری اطلاعتند. در سطح کاربرد عملیاتی، فناوری اطلاعات و رایانه موجب گسترش اتوماسیون می گردد و در نتیجه این فناوری به انجام امور پیچیده به طرز سریع و اقتصادی کمک می کند. در عین حال، کاربرد عملیاتی به یافتن راه های ساده سازی عملیات می انجامد بطوریکه سیستم سازمان کاراتر می گردد و از منابع انسانی و ماشین استفاده کارایی به عمل می آید. (Burlingume,1996)
به طور کلی کاربردهای عملیاتی رایانه چهار نتیجه را بدنبال دارند که عبارتند از:

  1. افزایش بهره وری
  2. افزایش نسبت هزینه اثربخشی از طریق کاهش هزینه های عملیاتی
  3. ارائه روشهای کنترل فعالیتهای منابع انسانی
  4. افزایش قدرت رقابت در سازمان در اثر پیشرفت های حاصله در کنترل کیفی و نوآوری ها (Zeffane,1992)

بکارگیری سیستم های رایانه ای در سطوح عملیاتی موجب افزایش بهره وری می گردد. مدیران اساسا با این انگیزه به سرمایه گذاری در فناوری رایانه مبادرت می کنند که امکان افزایش تولید (کالا و خدمات) را در مقدار ثابت میسر می کند. در یک محیط تولیدی استفاده از وسایل و تجهیزات رایانه ای سطح ضایعات را به حداقل رسانده و سطح تولید را بالا می برد، همچنین کاهش ساعات کار ماشین و نیروی انسانی نیز که در اثر بکارگیری تجهیزات رایانه ای حاصل می شود، هزینه را کاهش داده و نسبت هزینه- اثربخشی را افزایش می دهد.
فناوری رایانه موجبات کاهش هزینه های متغیر را فراهم کرده است. فناوری اطلاعات از چند جهت هزینه های عملیاتی را کاهش میدهد. (Child, 1984)
اولا، ورود فناوری رایانه به سازمان، نیاز سازمان به نیروی انسانی را کاهش می دهند. طوری که استفاده از ماشین های تمام اتوماتیک و رباتها حتی در بعضی موارد نیاز به نیروی انسانی را مرتفع می کند.
ثانیا، فناوری رایانه و اطلاعات با ایجاد امکان دسترسی سریع اطلاعات دقیق راجع به مواردی مانند سطح موجودی باعث کاهش هزینه های عملیاتی میگردد.
ثالثا، موجب می گردد که سطح ضایعات و زمان لازم برای تولید کاهش یافته و در نتیجه هزینه های مربوط نیز کاهش یابند. گسترش سریع فناوری رایانه برای عملیات منابع انسانی منجر به تغییرات بارزی در کنترل منابع انسانی شده است. امروزه برای کنترل منابع انسانی شده است. امروزه برای کنترل منابع انسانی از سیستم های پیشرفته اطلاعات منابع انسانی که به شکل نرم افزارهای رایانه ای موجود است استفاده می شود. این نرم افزارها موجب انجام منظم و سیستماتیک وظایف مدیریت منابع انسانی مانند برنامه ریزی منابع انسانی، گزینش و پاداش می گردد. همچنین نرم افزارهای مزبور مدیریت منابع انسانی را در کنترل حضور و غیاب و سنجش میزان فعالیت یاری می دهند. رایانه ها در این زمینه با فراهم کردن اطلاعات دقیق و مفید امکان انتخاب امگوهای پیشرفته برنامه ریزی و کنترل فعالیت های منابع انسانی را می دهند. همچنین سیستم های رایانه ای از طریق کاهش میزان دخالت نیروی انسانی در تولید سطح کیفیت و اعتماد و کالا با خدمات را بالا می برد. بطور کلی کاربرد عملیاتی رایانه و فناوری اطلاعات در سازمان موجب رعایت اصول مدیریت علم در سطح بالا می گردد چرا که ره آورد این کاربرد افزایش تخصص کار بر اساس شایستگی و صلاحیت و انجام دقیق و کارای کارهاست.
۲٫کاربردهای اطلاعاتی:
زمینه دیگر کاربرد فناوری اطلاعات، کاربرد اطلاعاتی است. فناوری اطلاعات در ایفای نقش اطلاعاتی، جمع آوری، ذخیره و انتشار اطلاعات را تسهیل می نماید. به عبارت دیگر، اگر رایانه و سایر فناوری های عملیاتی به عنوان یک وسیله و ابزار مکانیکی تبدیل داده به ستاده عمل می کند، در نقش اطلاعاتی به عنوان یک عنصر هسته ای جمع آوری، انتقال و انتشار عناصر و عوامل اطلاعاتی به شمار می روند. نقش اطلاعاتی به کنترل و انتشار اطلاعات بر اساس اهداف مقررات و استانداردهای سازمانی کمک می نماید.
چهار زمینه کاربرد به نقش اطلاعات زایانه در سازمان نسبت داده می شود که عبارتند از:

  1. فناوری اطلاعات به انتشار اطلاعات رسمی در سازمان کمک می کند.
  2. فناوری اطلاعات به هماهنگی بیشتر بین واحدهای فرعی و اصلی سازمان می انجامد.
  3. کاربرد فناوری اطلاعات منجر به دستیابی به سیستم اطلاعات مدیریت استانداردی می گردد.