یکی دیگر از عناصر اعتبار سند، اصالت آن است که در ماده 96 قانون آیین دادرسی دادگاههای عمومی و انقلاب در امور مدنی بر آن تأکید شده است. اهمیت ارائه اصل سند از آن روست که اصل سند، معیار مطمئنی برای سنجش تمامیت سند است. در این مبحث، ضمن تعریف اصالت سند و کارکرد آن، به نحوه تأمین این کارکرد در اسناد الکترونیکی می پردازیم (عبداللهی، 1391، ص 82).

تعریف اصالت و کارکرد آن

اصل سند، نسخه‌ای از سند است که امضاء یا مهر و اثر انگشت صادر کننده روی آن وجود دارد. برخی سندی را اصل می دانند که اطلاعات برای اولین بار در آن ذخیره شده است و یا سندی که به صورت دستی تنظیم شده و اسناد دیگر از روی آن نوشته می شوند. اگر هنگام تنظیم سند، چند نسخه نوشته شده و همگی امضاء شوند همگی اصل محسوب می شوند و اگر با ماشین تحریر یا رایانه چند نسخه از متن سند تهیه شود هر کدام که دارای امضاء باشد اصل سند محسوب می‌شود و دیگر نسخ، اگر اختلافی با اصل سند نداشته باشند رو نوشت محسوب می شوند. رونوشت، اصطلاحی است که غالباً در برابر اصل به کار می‌رود و سندی است که از روی سند دیگر نوشته می‌شود (عبداللهی، 1391، ص 83).

هدف از ارائه اصل سند، اثبات تمامیت سند است. رونوشت سند، به راحتی و بدون نمود فیزیکی، می‌تواند جعل شود. رونوشت سند، تا زمانی اعتبار دارد که طرف دعوا نسبت به آن ایراد ننماید اما در صورت ایراد طرف مقابل، باید اصل سند به دادگاه ارائه شود تا تمامیت آن، مورد بررسی کارشناس قرار گیرد. کارشناس، از طریق دقت در دستخط، کاغذ، جوهر و امضای سند می‌تواند تمامیت سند یا جعلی بودن آن را احراز نماید و در صورتی که اختلافی بین اصل و رونوشت سند وجود داشته باشد، اصل سند، معتبر خواهد بود. در صورتی که نسبت به سندی اظهار انکار یا تردید شود و اصل سند به دادگاه ارائه نشود، دعوا بدون دلیل باقی می‌ماندو با توجه به این کارکرد، در صورتی که تمامیت سند از طریق دیگری غیر از ارائه اصل سند احراز شود، آن سند در حکم اصل خواهد بود. ماده 74 قانون ثبت مقرر می‌دارد: « مواردی که مطابقت آن با ثبت دفتر تصدیق شده است، به منزله اصل سند خواهد بود مگر در صورت اثبات عدم مطابقت سواد با ثبت دفتر». بنابراین، ابراز کننده رونوشت سند رسمی که مطابقت آن با اصل سند تأیید شده است، ملزوم به ارائه اصل سند نمی باشد (عبداللهی، 1391، ص83).

در اسناد الکترونیکی، تحقق مفهوم اصل به مفهوم سنتی آن، یعنی به عنوان واسطی که اطلاعات برای اولین بار در آن ذخیره شده‌اند ممکن نیست زیرا هنگامی که اطلاعات برای نخستین بار وارد یک رایانه می شوند نخست در حافظه اصلی سیستم ذخیره شده، سپس به حافظه رایانه به صفحه نمایش منتقل شده و قابل رؤیت می شوند؛ به محض آنکه سیستم کامپیوتری خاموش می‌شود، «اصل» از بین می‌رود و آنچه در حافظه باقی می‌ماند، در واقع نسخه‌ای (کپی) از آن چیزی است که برای نخستین بار فقط در حافظه موقت وجود داشته است. نه این نسخه و نه نسخه های بعدی هیچکدام اصیل نیستند و از نظر شکلی همگی کپی محسوب می شوند اما می‌توان کارکرد اصل سند یعنی تمامیت را به شیوه دیگری تأمین کرد، در حقیقت اثبات تمامیت اطلاعات شرط لزوم ارائه اصل سند را برآورده می‌کند و این امر موجب می‌شود که عنصر اصالت در اسناد الکترونیکی به معنای موجودیت کامل و بدون تغییر داده پیام تغییر یابد (عبداللهی، 1391، ص 84).

تأمین عنصر اصالت در اسناد الکترونیکی

همانگونه که بیان کردیم در اسناد الکترونیکی، تحقق مفهوم اصل سند، ممکن نیست، اما سند الکترونیکی می‌تواند با شرایطی کارکرد های اصالت سند را تأمین کند، قانون تجارت الکترونیک، این شرایط را تعیین و سندی را که دارای شرایط تعیین شده باشد اصل سند می‌داند. ماده 8 این قانون مقرر کرده است: «هر گاه قانون لازم بداند که اطلاعات به صورت اصل، ارائه یا نگهداری شود، این امر با نگهداری و ارائه اطلاعات به صورت داده پیام نیز در صورت وجود شرایط زیر امکان پذیر می باشد:

الف- اطلاعات مورد نظر قابل دسترسی بوده و امکان استفاده در صورت رجوع بعدی فراهم باشد.

ب- داده پیام به همان قالبی(فرمتی) که تولید، ارسال و یا دریافت شده و یا به قالبی که دقیقاً نمایشگر اطلاعاتی باشد که تولید، ارسال و یا در یافت شده، نگهداری شود.

ج- اطلاعاتی که مشخص کننده مبدأ، مقصد،زمان ارسال و دریافت داده پیام می باشند نیز در صورت وجود نگهداری شوند.

د- شرایط دیگری که هر نهاد، سازمان، دستگاه دولتی و یا وزارتخانه در خصوص نگهداری داده پیام مرتبط به حوزه مسئولیت خود مقرر نموده، فراهم شده باشد».

این ماده، مشابه ماده 10 قانون نمونه آنستیرال است که در مورد نگهداری اسناد است.

1- منظور از «قابلیت دسترسی» مندرج در بند الف، آن است که اطلاعات مورد نظر برای انسانها و نیز سیستم‌های رایانه‌ای قابل استفاده مجدد باشند، بنابراین، در صورتی که نرم‌افزار مورد نیاز برای بازخوانی سند موجود نباشد، سند، قابل دسترسی نیست.

2- ملاک مندرج در بند ب، یعنی اینکه قالب داده پیام در چه صورت دقیقاً نمایشگر اطلاعاتی باشد که تولید، ارسال و ذخیره شده است، مبهم است. اسناد الکترونیکی هنگام نگهداری، گاه فشرده شده و گاه جهت هماهنگی با تغییرات بازارهای نرم‌افزاری به قالب های جدیدی تبدیل می شوند تا منطبق با نرم‌افزارهای روز شده و قابل خواندن باشند،هنگام تغییر قالب سند، شیوه های امنیتی مانند امضای دیجیتالی قابلیت خود را در حفظ تمامیت سند از دست می‌دهند، زیرا امضای دیجیتالی فقط منضم به سند اولیه است و هنگام انتقال سند به قالب جدید منتقل نمی‌شود، به همین جهت، تغییر قالب سند در اصالت سند تردید به وجود می آورد. از طرفی غالب سیستم‌های الکترونیکی به صورت خودکار، به هنگام انتقال داده پیام، اطلاعاتی را به آغاز یا پایان داده پیام می افزایند، این امور، اصالت سند را مخدوش نمی‌کند و قانونگذار در چنین مواردی، در صورتی که قالب سند دقیقاً نشانگر اطلاعات تولید، ارسال، دریافت یا ذخیره شده باشد آن سند را اصل می‌داند اما ملاک این امر را تعیین نکرده است و بنابراین اثبات تمامیت اطلاعات با مدعی است که دادرس باید با ارجاع امر به کارشناس و عنایت به اظهارات وی، تمامیت اطلاعات را ارزیابی نماید (عبداللهی، 1391، ص 84).

3- بند ج این ماده، نگهداری اطلاعاتی را که برای شناسایی داده پیام ضروری است لازم می‌داند. این الزام، استانداردی را ایجاد می‌کند که حتی بالاتر از اسناد کاغذی اصیل است (یونیسنترال، 1996). بیشتر سیستم‌های پست الکترونیکی، متنی را که توسط کاربر ارسال شده است، و نیز اطلاعاتی درباره انتقال و دریافت آن، نام فرستنده، دریافت کننده، تاریخ و ساعت پیام های ارسال شده و دریافت شده و تأییدی مبنی بر اینکه نامه دریافت شده است به صورت خودکار ذخیره می‌کنند.لازم به ذکر است که گاهی هنگام ارسال داده پیام، یکسری اطلاعات تکمیلی مثلاً پروتکل ارتباطات نیز ارسال و به وسیله مخاطب دریافت می شوند. نگهداری این نوع اطلاعات که صرفاً به دلیل انجام عملیات ارسال توسط سیستم‌های رایانه‌ای به وجود آمده اند، ضروری نیست (عبداللهی، 1391، ص 85).

4- بند د این ماده مقرر می‌دارد در مواردی که برخی وزارتخانه ها و سازمان ها برای نمونه این مقررات، شرایطی است که در ماده 113 قانون برنامه چهارم توسعه اقتصادی برای نگهداری اسناد و اوراق قضایی مقرر شده است.

در این ماده آمده است: به قوه قضاییه اجازه داده می‌شود:

الف- بر اساس آیین نامه ای که توسط وزیر دادگستری با همکاری دادستانی کل کشور و سازمان اسناد و کتابخانه ملی جمهوری اسلامی ایران تهیه و به تأیید رئیس قوه قضاییه می رسد، اسناد و اوراق پرونده های قضایی که نگهداری سوابق آنها ضروری می باشد را با استفاده از فن آوری های اطلاعاتی روز به اسناد الکترونیکی تبدیل و سپس نسبت به امحای آنها اقدام نماید مشروط بر آنکه حداقل سی سال از مدت بایگانی قطعی آنها گذشته باشد، اطلاعات و اسناد تبدیلی در کلیه مراجع قضایی سندیت داشته و قابل استناد خواهد بود. اصل پرونده های مهم و ملی که جنبه سندیت تاریخی دارد، توسط سازمان اسناد و کتابخانه ملی جمهوری اسلامی ایران، حفظ و نگهداری خواهد شد».

بنابراین، قوه قضائیه برای نگهداری اسناد الکترونیکی، علاوه بر رعایت شرایط ماده 8 قانون تجارت الکترونیک، باید شرایط خاص مقرر در این ماده از جمله گذشت مدت سی سال از بایگانی قطعی پرونده و نیز شرایط آیین نامه مذکور را رعایت کند که آیین نامه مذکور تاکنون به تصویب نرسیده است.

نکته دیگر آنکه همانگونه که بیان کردیم اسنادی که توسط رایانه‌ایجاد می شوند، هیچکدام اصل به مفهوم سنتی آن یعنی سندی که اسناد دیگر از روی آن نوشته می‌شود نیستند بلکه همگی رو نوشت هایی هستند که هیچ تفاوتی با یکدیگر ندارند این امر موجب بروز مشکلات دیگری در مورد اسناد تجاری می‌شود، در اسناد تجاری که در وجه حامل صادر می شوند و دارنده هر سند در وجه حامل، مالک آن محسوب می‌شود حدود سند در دست شخص، دلالت بر مدیون بودن صادر کننده دارد به همین جهت، المثنی یا کپی سند نباید وجود داشته باشد و فقط در مواردی که سند مفقود می‌شود قانونگذار با شرایطی دشوار، صدور نسخه دیگری از سند را ممکن می‌داند (مواد 320 تا 334 قانون تجارت مصوب 1311) و با توجه به آنکه در اسناد الکترونیکی، نسخه تولید شده هیچگاه منحصر به فرد نیست، قانونگذار، برای تأمین این هدف، باید تمهیداتی بیندیشد (عبداللهی، 1391، ص 86 و 87).

                                                    .